Werbungskosten sind die Ausgaben, die der Vermietung dienen; sie mindern den steuerpflichtigen Überschuss. Sofort abziehbar sind laufende Kosten wie Kreditzinsen, Verwaltung, Versicherung, Grundsteuer und Reparaturen – der Tilgungsanteil dagegen nicht. Der Austausch von Fenstern, Dach oder Heizung in größerem Umfang ist bei Wohngebäuden über mehrere Jahre zu verteilen.
Ausführlich erklärt
Werbungskosten sind jene Aufwendungen, die der Erwerbung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen dienen. Bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung mindern sie den steuerpflichtigen Überschuss und sind daher für die Rendite nach Steuern von erheblicher Bedeutung. Die wichtigste Position ist die Absetzung für Abnutzung. Sie verteilt die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Gebäudes über die Nutzungsdauer; Grund und Boden ist nicht abnutzbar und über den Grundanteil auszuscheiden.
Weil sie keine Zahlungswirkung hat, verbessert sie das steuerliche Ergebnis, ohne die Liquidität zu belasten. Sofort abzugsfähig sind laufende Aufwendungen: Kreditzinsen – nicht jedoch der Tilgungsanteil –, Verwaltungshonorar, Versicherungsprämien, Grundsteuer, nicht überwälzbare Betriebskosten, Kosten für Inserate und Vermittlung, Rechts- und Beratungskosten sowie Instandhaltungsaufwand, der den Zustand erhält, ohne den Nutzwert wesentlich zu erhöhen. Zu verteilen sind dagegen Instandsetzungsaufwendungen bei Wohngebäuden. Darunter fallen Maßnahmen, die den Nutzwert wesentlich erhöhen oder die Nutzungsdauer verlängern – typischerweise der Austausch von Fenstern, Dach, Fassade, Heizung oder Installationen in wesentlichem Umfang.
Sie sind zwingend über einen gesetzlich bestimmten Zeitraum in gleichen Teilen abzusetzen. Herstellungsaufwand, der etwas Neues schafft oder die Wesensart ändert – Zubau, Aufstockung, Zusammenlegung –, ist über die Abschreibung zu erfassen. Diese Abgrenzung ist in der Praxis die häufigste Streitfrage und entscheidet über den Zeitpunkt der Absetzbarkeit. Eine Aufgliederung der Rechnungen nach Gewerken und Leistungen erleichtert sie erheblich und sollte bereits bei der Beauftragung mitbedacht werden.
Maßgeblich ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Ausgaben sind im Jahr der Zahlung zu erfassen, mit Sonderregeln für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel. Anders als bei einer Bilanzierung kommt es nicht auf die wirtschaftliche Zugehörigkeit an. Bei Wohnungseigentum ist zu beachten, dass Beiträge zur Erhaltungsrücklage erst im Zeitpunkt der tatsächlichen Verwendung wirksam werden, nicht bereits bei Einzahlung. Werbungskosten können auch vor Beginn der Vermietung anfallen – etwa Inserate, Fahrtkosten zu Besichtigungen oder Beratungskosten.
Voraussetzung ist, dass die Vermietungsabsicht nach außen erkennbar ist. Dasselbe gilt für Aufwendungen während eines vorübergehenden Leerstands, solange die Vermietungsabsicht besteht. Aufzeichnungspflichten bestehen für Einnahmen und Ausgaben samt Belegen. Eine saubere Ablage ab dem ersten Tag, getrennt nach Anschaffungskosten, Instandhaltung, Instandsetzung, Herstellung und laufenden Kosten, erspart spätere Rekonstruktionsarbeit – und ist zugleich die Grundlage für die spätere Ermittlung des Veräußerungsgewinns.
Nicht abzugsfähig sind Aufwendungen der privaten Lebensführung sowie der Tilgungsanteil von Kreditraten. Bei teilweise selbst genutzten Objekten ist eine Aufteilung nach dem Nutzungsverhältnis vorzunehmen und zu dokumentieren – etwa bei einem Einfamilienhaus, in dem eine Wohnung vermietet und der übrige Teil selbst bewohnt wird. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.