Die Überschussrechnung ermittelt, was aus einer privaten Vermietung steuerlich übrig bleibt: die Einnahmen abzüglich der damit verbundenen Ausgaben, gezählt grundsätzlich nach dem Zeitpunkt der Zahlung. Die Abschreibung mindert das Ergebnis, ohne dass Geld abfließt; die Tilgung eines Kredits kostet Geld, ist aber nicht abzugsfähig.
Ausführlich erklärt
Die Überschussrechnung ist die Methode, mit der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung im Privatvermögen ermittelt werden. Sie stellt den Einnahmen die Werbungskosten gegenüber; der Unterschiedsbetrag ist der steuerliche Überschuss oder Verlust. Maßgeblich ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Einnahmen sind im Jahr des Zuflusses zu erfassen, Ausgaben im Jahr der Zahlung. Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel bestehen Sonderregeln.
Anders als bei einer Bilanzierung kommt es also nicht auf die wirtschaftliche Zugehörigkeit an, sondern auf den tatsächlichen Zahlungszeitpunkt – ein Umstand, der eine gewisse Gestaltung erlaubt, etwa durch die zeitliche Lage größerer Zahlungen. Zu den Einnahmen zählen der Hauptmietzins, die vereinnahmten Betriebskosten und sonstige Zahlungen des Mieters. Weil die Betriebskosten zugleich als Ausgabe abfließen, wirken sie im Ergebnis neutral, sind aber auf beiden Seiten zu erfassen. Eine Kaution ist keine Einnahme, solange sie zurückzustellen ist.
Auf der Ausgabenseite ist die Absetzung für Abnutzung die wichtigste Position. Sie verteilt die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Gebäudes über die Nutzungsdauer; Grund und Boden ist nicht abnutzbar und daher auszuscheiden. Weiters abzugsfähig sind Kreditzinsen – nicht jedoch der Tilgungsanteil –, Verwaltungshonorar, Versicherungen, Grundsteuer, nicht überwälzbare Betriebskosten, Kosten der Vermietung wie Inserate und Provisionen sowie Instandhaltungsaufwand. Instandsetzungsaufwand bei Wohngebäuden ist dagegen zwingend über mehrere Jahre zu verteilen.
Bei Wohnungseigentum ist zu beachten, dass Beiträge zur Erhaltungsrücklage erst im Zeitpunkt der tatsächlichen Verwendung wirksam werden, nicht bereits bei Einzahlung. Wesentlich ist die Unterscheidung von der Cashflow-Rechnung. Die Abschreibung mindert das steuerliche Ergebnis, ohne Zahlungswirkung zu haben; die Tilgung belastet die Liquidität, ohne abzugsfähig zu sein. Ein Objekt kann daher steuerlich einen Verlust ausweisen und dennoch positive Zahlungsüberschüsse liefern – oder umgekehrt.
Beide Rechnungen sind getrennt zu führen. Ein eigenes Thema ist die Liebhaberei. Erwirtschaftet eine Vermietung über einen längeren Zeitraum keinen Gesamtüberschuss, kann die Finanzverwaltung sie als steuerlich unbeachtliche Betätigung einstufen – mit der Folge, dass Verluste nicht mit anderen Einkünften ausgeglichen werden können. Maßgeblich sind Prognoserechnungen über einen absehbaren Zeitraum, dessen Länge je nach Art der Vermietung unterschiedlich bemessen ist.
Wer eine Vermietung mit hohen Anfangsverlusten plant, sollte das vorab prüfen lassen. Aufzeichnungspflichten bestehen für Einnahmen und Ausgaben samt Belegen. Eine saubere Ablage ab dem ersten Tag, getrennt nach Anschaffungskosten, Instandhaltung, Instandsetzung und laufenden Kosten, erspart spätere Rekonstruktionsarbeit. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.
Für die laufende Praxis genügt eine einfache Aufstellung: eine Spalte für Einnahmen, eine für die einzelnen Ausgabenkategorien, ergänzt um die Abschreibung und die verteilten Instandsetzungsbeträge. Wer diese Aufstellung monatlich fortschreibt, hat am Jahresende keinen Aufwand.