Von Instandsetzung spricht man, wenn wesentliche Teile eines Gebäudes ausgetauscht werden – Fenster, Dach, Fassade oder Heizung – und sich dadurch die Nutzungsdauer wesentlich verlängert. Bei vermieteten Wohngebäuden ist dieser Aufwand zwingend über mehrere Jahre zu verteilen. Laufende kleine Reparaturen bleiben grundsätzlich sofort abzugsfähig.
Ausführlich erklärt
Instandsetzung bezeichnet Maßnahmen, mit denen ein durch Abnutzung oder Schaden beeinträchtigter Zustand wiederhergestellt oder wesentlich verbessert wird. Steuerlich ist die Abgrenzung zu Instandhaltung und Herstellung von erheblicher Bedeutung, weil sie darüber entscheidet, wann und in welchem Umfang Aufwendungen abgesetzt werden können. Drei Kategorien sind zu unterscheiden. Instandhaltungsaufwand umfasst laufende, regelmäßig wiederkehrende Maßnahmen zur Erhaltung des bestehenden Zustands – Wartung, kleinere Reparaturen, Ausbesserungen.
Er ist bei vermieteten Objekten grundsätzlich sofort im Jahr der Zahlung abzugsfähig; auf Antrag kann eine Verteilung gewählt werden. Instandsetzungsaufwand betrifft demgegenüber den Austausch wesentlicher Teile eines Gebäudes, wodurch die Nutzungsdauer wesentlich verlängert oder der Nutzwert wesentlich erhöht wird. Herstellungsaufwand schließlich verändert die Wesensart des Gebäudes oder erweitert es – etwa durch Zubau, Aufstockung, Dachgeschoßausbau oder die erstmalige Errichtung von Anlagen. Typische Instandsetzungsmaßnahmen sind der Austausch von Fenstern und Türen, die Erneuerung des Dachs oder der Dachstuhl, die Sanierung der Fassade, der Austausch von Zwischendecken, die Erneuerung von Elektro-, Gas- und Wasserinstallationen oder Heizungsanlagen sowie die Erneuerung von Aufzugsanlagen.
Die zentrale steuerliche Folge betrifft vermietete Wohngebäude: Dort ist Instandsetzungsaufwand zwingend über einen mehrjährigen Zeitraum zu verteilen und kann nicht sofort abgesetzt werden. Diese Verteilungspflicht gilt unabhängig davon, ob der Aufwand aus Sicht des Eigentümers als einmalige Belastung empfunden wird. Bei betrieblich genutzten Gebäuden bestehen abweichende Regelungen. Praktisch bedeutsam ist die Zuordnung im Einzelfall, weil sie erhebliche Liquiditätswirkung hat.
Werden mehrere Maßnahmen gemeinsam durchgeführt – etwa Fenstertausch, Fassadendämmung und Heizungserneuerung –, ist zu prüfen, welcher Kategorie jede Position zuzurechnen ist. Eine sorgfältige Aufgliederung der Rechnungen nach Gewerken und Leistungen erleichtert diese Zuordnung erheblich und sollte bereits bei der Beauftragung mitbedacht werden. Für bestimmte Sanierungsmaßnahmen bestehen zudem begünstigte Verteilungsregelungen, insbesondere im Zusammenhang mit geförderten Sanierungen. Diese Bestimmungen wurden mehrfach angepasst.
Für Eigennutzer spielt die steuerliche Unterscheidung keine Rolle, weil kein Werbungskostenabzug möglich ist. Relevant bleibt sie für Vermieter und für die Beurteilung, ob eine Maßnahme den Wert eines Objekts steigert oder lediglich erhält. Da die Regelungen komplex sind und sich geändert haben, ersetzt dieser Beitrag keine steuerliche Beratung. Mietrechtlich ist die Instandsetzung ebenfalls bedeutsam.
Im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes obliegt die Erhaltung des Hauses und bestimmter Ausstattungsmerkmale dem Vermieter; finanziert wird sie aus dem Hauptmietzins, der Mietzinsreserve und allfälligen Erhaltungs- und Verbesserungsbeiträgen. Reichen diese Mittel nicht, kommt unter bestimmten Voraussetzungen eine befristete Mietzinserhöhung im Verfahren nach dem Mietrechtsgesetz in Betracht. Fördermittel der Länder für thermische Sanierungen können ergänzend eingesetzt werden; sie sind vor Beginn der Arbeiten zu beantragen. Eine nachträgliche Antragstellung ist regelmäßig ausgeschlossen.