Wird an einem Gebäude etwas Neues geschaffen oder seine Wesensart verändert – Zubau, Dachausbau, erstmaliger Einbau eines Aufzugs –, liegt Herstellungsaufwand vor. Bei vermieteten Objekten ist er anders als eine Reparatur nicht sofort absetzbar, sondern über die gesamte Restnutzungsdauer verteilt. Rechnungen sollten daher nach Leistungen aufgegliedert sein.
Ausführlich erklärt
Herstellungsaufwand liegt vor, wenn an einem Gebäude etwas Neues geschaffen oder seine Wesensart verändert wird. Er ist von zwei anderen Aufwandsarten zu unterscheiden, und diese Abgrenzung entscheidet über den Zeitpunkt der steuerlichen Absetzbarkeit – bei vermieteten Objekten geht es dabei um erhebliche Beträge. Instandhaltungsaufwand erhält den bestehenden Zustand, ohne den Nutzwert wesentlich zu erhöhen: laufende Reparaturen, Ausmalen, Austausch einzelner defekter Teile. Er ist im Jahr der Zahlung sofort abzugsfähig.
Instandsetzungsaufwand erhöht den Nutzwert wesentlich oder verlängert die Nutzungsdauer, ohne die Wesensart zu ändern: der Austausch von Fenstern, Dach, Fassade, Heizung, Elektro- oder Sanitärinstallationen in wesentlichem Umfang. Bei Wohngebäuden ist er zwingend über einen gesetzlich bestimmten Zeitraum in gleichen Teilen abzusetzen – eine Wahlmöglichkeit besteht nicht. Herstellungsaufwand schließlich schafft etwas Neues oder verändert die Wesensart: Zubau, Aufstockung, Dachgeschoßausbau, Zusammenlegung oder Teilung von Wohnungen, der erstmalige Einbau einer Zentralheizung oder eines Aufzugs, die Umwandlung eines Dachbodens in Wohnraum. Er erhöht die Anschaffungs- beziehungsweise Herstellungskosten des Gebäudes und wird über die Absetzung für Abnutzung erfasst – also über die gesamte Restnutzungsdauer verteilt.
Die praktische Folge ist erheblich. Derselbe Betrag wirkt sich im Jahr der Zahlung vollständig aus, über einige Jahre verteilt oder über Jahrzehnte gestreckt – je nach Einordnung. Bei größeren Maßnahmen lohnt daher die sorgfältige Zuordnung. Für die Abgrenzung ist entscheidend, was tatsächlich geschehen ist, nicht wie es bezeichnet wurde.
Werden im Zuge einer Maßnahme mehrere Arten von Aufwand verwirklicht – etwa ein Dachgeschoßausbau mit gleichzeitiger Erneuerung der Dacheindeckung –, ist aufzuteilen. Genau deshalb ist eine Aufgliederung der Rechnungen nach Gewerken und Leistungen wesentlich; sie sollte bereits bei der Beauftragung mitbedacht und mit den ausführenden Unternehmen vereinbart werden. Für bestimmte Herstellungsaufwendungen sieht das Steuerrecht begünstigte Verteilungen über kürzere Zeiträume vor, etwa im Zusammenhang mit denkmalgeschützten Objekten oder bestimmten mietrechtlich veranlassten Maßnahmen. Die Voraussetzungen sind eng gefasst und im Einzelfall zu prüfen.
Bedeutsam ist die Abgrenzung auch beim späteren Verkauf: Herstellungs- und Instandsetzungsaufwendungen erhöhen die Anschaffungskosten und mindern damit den Veräußerungsgewinn. Die Belege sind daher über die gesamte Haltedauer aufzubewahren. Bei eigengenutzten Objekten spielt die Unterscheidung während der Nutzung keine Rolle, weil kein Abzug erfolgt – wohl aber für die spätere Ermittlung des Veräußerungsgewinns, sofern keine Befreiung greift. Für die Praxis empfiehlt sich, bei größeren Vorhaben die Zuordnung vorab mit dem Steuerberater zu klären und die Rechnungen entsprechend gliedern zu lassen.
Eine nachträgliche Aufteilung anhand pauschaler Rechnungstexte ist deutlich schwieriger und wird von der Finanzverwaltung kritisch geprüft. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.