Das Verwaltungshonorar bezahlt die Arbeit der Hausverwaltung: Vorschreibung, Buchhaltung, Jahresabrechnung, Begehungen, Erhaltungsaufträge und Eigentümerversammlung. Größere Sanierungen, Gerichtsverfahren oder Bestätigungen gelten regelmäßig als Sonderleistung und werden zusätzlich verrechnet. Bei Mietwohnungen ist es als Betriebskosten nur bis zu einem gesetzlichen Höchstbetrag je Quadratmeter Nutzfläche verrechenbar.
Ausführlich erklärt
Das Verwaltungshonorar ist das Entgelt für die Tätigkeit der Hausverwaltung. Es ist im Wohnungseigentum eine der laufenden Kostenpositionen und im Mietrecht ein Bestandteil der überwälzbaren Betriebskosten. Bemessen wird es im Wohnungseigentum üblicherweise als Betrag je Objekt und Monat, seltener nach Nutzfläche. Das Gesetz nennt keinen festen Satz, sondern verlangt ein angemessenes Entgelt; als Orientierung dienen die von den Interessenvertretungen veröffentlichten Empfehlungen, die jährlich valorisiert werden. Im Mietrecht ist für die Verrechnung als Betriebskosten ein gesetzlich bestimmter Höchstbetrag je Quadratmeter Nutzfläche vorgesehen, der ebenfalls valorisiert wird.
Zum üblichen Leistungsumfang zählen die kaufmännische Verwaltung mit Vorschreibung und Einhebung der Beiträge, Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Jahresabrechnung und Vorausschau; die technische Verwaltung mit regelmäßiger Begehung, Beauftragung und Überwachung laufender Erhaltungsarbeiten, Betreuung der Wartungs- und Prüfverträge; sowie die rechtliche Verwaltung mit Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung, Beschlussumsetzung, Korrespondenz und Vertretung in Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung. Nicht enthalten und gesondert verrechnet werden regelmäßig sogenannte Sonderleistungen: die Abwicklung größerer Sanierungsvorhaben, die Vertretung in gerichtlichen Verfahren, die Erstellung von Bestätigungen für Kaufabwicklungen, Mahn- und Betreibungsaufwand, außerordentliche Versammlungen sowie umfangreiche Auskünfte an Dritte. Welche Leistungen als Sonderleistungen gelten und wie sie bemessen werden, sollte der Verwaltungsvertrag ausdrücklich regeln – hier entstehen die häufigsten Diskussionen. Für den Vergleich mehrerer Angebote genügt daher der Blick auf das Grundhonorar nicht. Sinnvoll ist, eine einheitliche Leistungsliste vorzugeben und die Angebote danach zu beurteilen: Was ist im Grundhonorar enthalten, welche Sonderleistungen fallen zu welchen Sätzen an, wie ist die Erreichbarkeit geregelt, welche Reaktionszeiten werden zugesagt, wie erfolgt die Berichterstattung und wie werden Handwerkeraufträge vergeben?
Der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit. Interessenkonflikte entstehen, wenn eine Verwaltung Aufträge bevorzugt an verbundene Unternehmen vergibt. Transparenz bei der Vergabe – etwa durch Einholung mehrerer Angebote ab einer bestimmten Betragsgrenze – ist ein sinnvoller Regelungspunkt. Wirtschaftlich ist das Honorar gemessen am Gesamtaufwand einer Liegenschaft eine kleine Position. Eine schlechte Verwaltung kostet die Gemeinschaft über unterlassene Erhaltung, ungünstige Verträge und aufgeschobene Maßnahmen ein Vielfaches dessen, was sich beim Honorar einsparen lässt.
Der Vergleich sollte daher auf Qualität und Leistungsumfang zielen, nicht auf den niedrigsten Preis. Für Mieter ist das Verwaltungshonorar als Betriebskostenposition überprüfbar. Es darf nur bis zum gesetzlich vorgesehenen Höchstbetrag verrechnet werden; Sonderleistungen für die Eigentümergemeinschaft gehören nicht dazu. Bei Zweifeln kann die Abrechnung über die Schlichtungsstelle beziehungsweise das Bezirksgericht überprüft werden; Beratung bieten Mietervereinigung und Arbeiterkammer. Für Eigentümergemeinschaften empfiehlt sich, das Honorar samt Leistungsumfang in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.
Verträge verlängern sich häufig automatisch, wenn eine Kündigungsfrist übersehen wird – ein regelmäßiger Anlass für unnötige Kosten.