In der Jahresabrechnung legt die Hausverwaltung der Eigentümergemeinschaft einmal jährlich offen, welche Einnahmen und Ausgaben angefallen sind – von Versicherung und Betreuung bis zu Reparaturen und dem Stand der Rücklage. Eigentümer dürfen die Belege einsehen. Für Kaufinteressenten sind die Abrechnungen der letzten Jahre besonders aufschlussreich.
Ausführlich erklärt
Die Jahresabrechnung ist die jährliche Rechnungslegung der Hausverwaltung gegenüber der Eigentümergemeinschaft. Sie stellt sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Liegenschaft dar und ist das zentrale Kontrollinstrument der Wohnungseigentümer. Vom Umfang her geht sie über die Betriebskostenabrechnung eines Mietverhältnisses hinaus. Erfasst werden nicht nur die laufenden Bewirtschaftungskosten, sondern sämtliche Ausgaben der Gemeinschaft: Betriebskosten, Verwaltungshonorar, Versicherungen, Hausbetreuung, Instandhaltungs- und Reparaturaufwendungen, Kosten von Erhaltungs- und Verbesserungsmaßnahmen, Zahlungen aus der Rücklage sowie deren Stand und Entwicklung.
Ergänzend ist über allfällige Fremdmittel und Zinsen Rechnung zu legen. Die Legung hat innerhalb der gesetzlichen Frist zu erfolgen und den Wohnungseigentümern zugänglich gemacht zu werden. Ergänzend besteht das Recht, in die zugrunde liegenden Belege Einsicht zu nehmen und Kopien anzufertigen. Dieses Einsichtsrecht ist der wirksamste Hebel zur Kontrolle, weil sich Auffälligkeiten meist nicht in der Zusammenstellung, sondern in einzelnen Positionen finden.
Bei der Prüfung haben sich mehrere Fragen bewährt. Sind die Positionen nachvollziehbar bezeichnet oder in Sammelposten zusammengefasst? Entsprechen die verrechneten Kosten dem beschlossenen Umfang? Wurden Erhaltungsaufwendungen korrekt aus der Rücklage bedient und nicht über die laufenden Betriebskosten?
Stimmen die Anteile mit dem Nutzwertgutachten überein? Wurden Aufträge an verbundene Unternehmen der Verwaltung vergeben, und wenn ja, zu marktüblichen Konditionen? Und schließlich: Wie hat sich die Rücklage entwickelt, und deckt sie die absehbaren Maßnahmen? Aufschlussreich ist der Vergleich mehrerer Jahre.
Auffällige Sprünge in einzelnen Positionen haben meist konkrete Ursachen – geänderte Energiepreise, eine Versicherungsprämie nach Schadensfällen, ein neuer Wartungsvertrag oder eine einmalige Reparatur. Wo sich keine Ursache finden lässt, lohnt eine Nachfrage. Bestehen Zweifel, ist zunächst die Verwaltung schriftlich und konkret zu befassen. Bleibt das erfolglos, kann die Rechnungslegung gerichtlich durchgesetzt werden; bei groben Pflichtverletzungen kommt auch die Abberufung des Verwalters in Betracht.
Zuständig ist das Bezirksgericht im außerstreitigen Verfahren. Für Kaufinteressenten sind die Jahresabrechnungen der letzten drei bis fünf Jahre gemeinsam mit den Versammlungsprotokollen die aussagekräftigsten Unterlagen überhaupt. Sie zeigen, wie hoch die tatsächlichen laufenden Kosten sind, ob Instandhaltung vorausschauend geplant wird und ob die Gemeinschaft finanziell auf anstehende Maßnahmen vorbereitet ist. Wird die Einsicht verweigert oder verzögert, ist das für sich genommen bereits ein Warnsignal.
Abzugrenzen ist die Jahresabrechnung von der Betriebskostenabrechnung im Mietverhältnis. Vermietet ein Wohnungseigentümer seine Wohnung, kann er nur jene Positionen weiterverrechnen, die nach mietrechtlichen Regeln überwälzbar sind – die Dotierung der Rücklage etwa gehört nicht dazu. Für Vermieter im Wohnungseigentum bedeutet das eine doppelte Abrechnungsebene: einerseits die Jahresabrechnung der Verwaltung gegenüber dem Eigentümer, andererseits die Betriebskostenabrechnung des Eigentümers gegenüber dem Mieter. Beide Ebenen sind auseinanderzuhalten.