Einmal im Jahr stellt der Vermieter die tatsächlichen Kosten den Vorauszahlungen gegenüber; daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Gilt das Mietrechtsgesetz, ist bis 30. Juni des Folgejahres abzurechnen. Mieter dürfen die Rechnungen einsehen, und dort finden sich die meisten Fehler. Ein Vergleich mehrerer Jahre zeigt auffällige Sprünge.
Ausführlich erklärt
Die Betriebskostenabrechnung ist die jährliche Gegenüberstellung der tatsächlich angefallenen Bewirtschaftungskosten mit den vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen. Sie schafft Transparenz darüber, wofür das Geld verwendet wurde, und führt je nach Ergebnis zu einer Nachzahlung oder zu einem Guthaben. Der übliche Ablauf sieht vor, dass der Vermieter monatliche Teilbeträge – meist ein Zwölftel der Vorjahreskosten – vorschreibt. Nach Ablauf des Kalenderjahres wird abgerechnet.
Im Anwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes ist die Abrechnung bis zum 30. Juni des Folgejahres zu legen und an geeigneter Stelle im Haus aufzulegen oder den Mietern zu übermitteln. Wird diese Frist versäumt, kann die Abrechnung erzwungen werden; Nachforderungen werden erst mit ordnungsgemäßer Legung fällig. Ein zentrales Recht ist die Einsicht in die Belege.
Jeder Mieter kann verlangen, die zugrunde liegenden Rechnungen einzusehen und Kopien anzufertigen. Dieses Recht ist der wirksamste Hebel zur Kontrolle, weil sich Fehler meist nicht in der Zusammenstellung, sondern in den einzelnen Positionen finden. Typische Beanstandungen betreffen Kosten, die nicht zum gesetzlichen Katalog gehören – etwa Reparaturen, Sanierungsanteile oder Verwaltungsleistungen über der zulässigen Höhe –, doppelt verrechnete Positionen, Kosten für leerstehende Einheiten, unrichtige Aufteilungsschlüssel oder Versicherungsprämien, für die die erforderliche Zustimmung fehlt. Der Zeitpunkt der Fälligkeit ist geregelt: Nachzahlungen und Guthaben werden nicht sofort, sondern zu einem definierten späteren Zinstermin wirksam, sodass Mietern Zeit zur Prüfung bleibt.
Kommt es zum Mieterwechsel während des Abrechnungsjahres, ist grundsätzlich derjenige abrechnungspflichtig beziehungsweise berechtigt, der zum Fälligkeitszeitpunkt Mieter ist – eine Regelung, die im Einzelfall zu Diskussionen führt und die man bei Ein- und Auszug vertraglich klarstellen sollte. Bestehen Zweifel an der Richtigkeit, führt der Weg zunächst zur Hausverwaltung mit einer konkreten schriftlichen Beanstandung. Bleibt diese erfolglos, kann in Gemeinden mit eingerichteter Schlichtungsstelle dort ein Überprüfungsverfahren eingeleitet werden, sonst beim Bezirksgericht. Das Verfahren ist auf Betriebskostenfragen zugeschnitten und für Mieter mit überschaubarem Aufwand verbunden.
Für die Geltendmachung bestehen Fristen, weshalb eine zügige Prüfung ratsam ist. Im Wohnungseigentum entspricht die Jahresabrechnung der Hausverwaltung funktional der Betriebskostenabrechnung, umfasst aber zusätzlich die Erhaltungsrücklage und alle Ausgaben der Eigentümergemeinschaft. Auch hier bestehen Legungsfristen und Einsichtsrechte, und die Abrechnung ist der Eigentümerversammlung vorzulegen. Praktisch empfiehlt sich, Abrechnungen mehrerer Jahre nebeneinanderzulegen.
Auffällige Sprünge in einzelnen Positionen sind der beste Ausgangspunkt für gezielte Nachfragen – und für Käufer ein Frühwarnsignal für Bewirtschaftungsprobleme im Haus. Vermietern ist zu raten, die Vorauszahlungen realistisch anzusetzen. Zu niedrige Teilbeträge führen zu hohen Nachforderungen, die Mieter überraschen und die Zahlungsmoral belasten; zu hohe Beträge verteuern die Wohnung im Vergleich und schrecken Interessenten ab.