Der Verwalter besorgt die Verwaltung der Liegenschaft und vertritt die Eigentümergemeinschaft nach außen; bestellt wird er mit einfacher Mehrheit der Anteile. Er muss jährlich abrechnen, Einsicht in die Belege gewähren, eine Vorschau über künftige Aufwendungen erstellen und fremdes Geld getrennt vom eigenen verwahren. Diese Pflichten sind zwingend.
Ausführlich erklärt
Der Verwalter vertritt die Eigentümergemeinschaft nach außen und besorgt die Verwaltung der Liegenschaft. Seine Stellung ist im Wohnungseigentumsgesetz geregelt; die dortigen Pflichten sind zwingend und können vertraglich nicht abbedungen werden. Bestellt wird er durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft mit einfacher Mehrheit der Anteile. Bei Neubauprojekten bestellt zunächst häufig der Bauträger; die Gemeinschaft kann diese Bestellung später ändern.
Der Verwaltungsvertrag regelt Honorar, Leistungsumfang und Laufzeit – für Erstverträge und für die Vertragsdauer bestehen gesetzliche Beschränkungen. Die Abberufung ist ebenso durch Mehrheitsbeschluss möglich, wobei die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist zu beachten ist. Bei grober Pflichtverletzung ist eine Auflösung mit sofortiger Wirkung möglich; jeder einzelne Wohnungseigentümer kann in diesem Fall die gerichtliche Abberufung beantragen. Häufigste Anlässe sind unterbliebene oder unrichtige Rechnungslegung, fehlende Reaktion auf Schäden, mangelnde Erreichbarkeit und Interessenkonflikte bei der Auftragsvergabe.
Zu den gesetzlichen Pflichten zählen mehrere Punkte. Der Verwalter hat die Interessen aller Wohnungseigentümer zu wahren und für eine ordnungsgemäße Erhaltung zu sorgen; bei ernsten Schäden ist er zum Handeln verpflichtet, auch ohne gesonderten Beschluss. Er hat jährlich eine ordentliche und richtige Abrechnung zu legen und Einsicht in die Belege zu gewähren. Er hat eine Vorausschau über die künftigen Aufwendungen zu erstellen, aus der sich insbesondere die angemessene Höhe der Rücklage ableitet.
Er hat die Gemeinschaft über wesentliche Angelegenheiten zu informieren und Beschlüsse ordnungsgemäß vorzubereiten und durchzuführen. Und er hat Fremdgelder getrennt vom eigenen Vermögen zu verwahren. Die Vollmacht umfasst die ordentliche Verwaltung – laufende Erhaltung, übliche Verträge, Vorschreibung und Einhebung der Beiträge, Vertretung vor Behörden und Gerichten in diesen Angelegenheiten. Maßnahmen der außerordentlichen Verwaltung bedürfen dagegen eines Beschlusses.
Für einen Wechsel empfiehlt sich ein geordneter Ablauf: Angebote mehrerer Verwaltungen einholen und nach vergleichbaren Kriterien beurteilen, den Beschluss ordnungsgemäß fassen, Kündigungsfristen einhalten und die Übergabe der Unterlagen und Guthaben vertraglich absichern. Zu übergeben sind insbesondere Abrechnungen, Verträge, Pläne, Prüfbefunde, Protokolle und die Rücklage. Für Käufer sind die Protokolle der letzten Jahre eine der aussagekräftigsten Unterlagen. Sie zeigen, wie die Verwaltung arbeitet, welche Maßnahmen anstehen und ob Konflikte bestehen – Informationen, die aus dem Grundbuchsauszug nicht hervorgehen.
Wird die Einsicht verweigert oder verzögert, ist das für sich genommen bereits ein Warnsignal. Bei größeren Liegenschaften wird häufig zusätzlich ein Eigentümervertreter oder Beirat eingerichtet. Er hat keine gesetzlich geregelte Stellung, kann aber die Kommunikation zwischen Verwaltung und Gemeinschaft erheblich verbessern und Beschlüsse vorbereiten. Für die Auswahl einer Verwaltung sind Referenzen vergleichbarer Objekte, die Erreichbarkeit, die Qualität der Abrechnungen und die Transparenz bei der Auftragsvergabe aussagekräftiger als der Preis allein.