Immobilienverwalter nennt man, wer fremde Liegenschaften berufsmäßig betreut. Der Begriff reicht weiter als Hausverwaltung: Er schließt Gewerbe-, Anlage- und Portfolioobjekte ein. Bei größeren Beständen und Gewerbeobjekten werden strategische, kaufmännische und technische Betreuung häufig getrennt vergeben. Wer eigene Objekte verwaltet, braucht dafür keine Gewerbeberechtigung.
Ausführlich erklärt
Immobilienverwalter ist die Bezeichnung des Teilgewerbes der Immobilientreuhänder, das die Verwaltung fremder Liegenschaften umfasst. Während im Wohnbereich meist von Hausverwaltung gesprochen wird, ist der Begriff weiter gefasst und schließt die Betreuung von Gewerbe-, Anlage- und Portfolioobjekten ein. In der professionellen Praxis werden drei Ebenen unterschieden, die im deutschen Sprachraum meist mit englischen Begriffen bezeichnet werden. Das Asset Management verantwortet die strategische Ebene: Ankauf- und Verkaufsentscheidungen, Positionierung des Objekts, Vermietungsstrategie, Investitionsplanung, Optimierung des Ertrags über die Haltedauer.
Das Property Management deckt die kaufmännische und rechtliche Bewirtschaftung ab: Mietverträge, Vorschreibung, Abrechnung, Mahnwesen, Nebenkostenabrechnung, Reporting, Steuerung von Dienstleistern. Das Facility Management betrifft den technischen und infrastrukturellen Betrieb: Wartung, Prüfungen, Störungsbehebung, Reinigung, Sicherheit, Energiemanagement. Bei kleineren Wohnobjekten fallen diese Ebenen zusammen und werden von einer Hausverwaltung gemeinsam wahrgenommen. Bei größeren Beständen und Gewerbeobjekten werden sie häufig getrennt vergeben, weil die erforderlichen Kompetenzen unterschiedlich sind.
Der Leistungsumfang bei Gewerbeobjekten geht deutlich über jenen im Wohnbereich hinaus. Hinzu kommen die Betreuung komplexer Mietverträge mit Indexierung, Umsatzmieten, Optionen und Betriebspflichten, die Steuerung von Mieterausbauten, das Management von Vertragsausläufen und Nachvermietungen, ein regelmäßiges Reporting an Eigentümer oder Investoren sowie zunehmend die Erhebung von Nachhaltigkeits- und Verbrauchsdaten. Beim Honorar bestehen mehrere Modelle. Im Wohnungseigentum ist das laufende Verwaltungshonorar der Höhe nach begrenzt, soweit es als Betriebskosten verrechnet wird.
Bei Gewerbe- und Anlageobjekten wird häufig ein Prozentsatz der Mieteinnahmen vereinbart, teils ergänzt um erfolgsabhängige Komponenten für Neuvermietungen oder um gesonderte Honorare für Projektbegleitung. Wichtig ist, Sonderleistungen vorab transparent zu regeln. Für Eigentümer sind bei der Auswahl mehrere Punkte maßgeblich: Erfahrung mit dem konkreten Objekttyp, Qualität und Frequenz des Reportings, Erreichbarkeit und definierte Reaktionszeiten, Umgang mit Interessenkonflikten bei der Vergabe von Aufträgen an verbundene Unternehmen sowie die Referenzen aus vergleichbaren Beständen. Rechtlich gelten dieselben Grundlagen wie für die Hausverwaltung: Gewerbeberechtigung mit Befähigungsnachweis, Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, Trennung von eigenem und fremdem Vermögen sowie die Pflichten aus Wohnungseigentumsgesetz, Mietrechtsgesetz und Verwaltungsvertrag.
Für Anleger ist die Verwaltung ein realer Ertragsfaktor. Eine schwache Bewirtschaftung kostet über Leerstände, verspätete Indexanpassungen und aufgeschobene Instandhaltung mehr, als das Honorar je ausmachen könnte. Für kleinere Bestände stellt sich die Frage, ob die Verwaltung selbst übernommen wird. Möglich ist das grundsätzlich – wer eigene Objekte verwaltet, benötigt keine Gewerbeberechtigung.
Zu bedenken sind allerdings der Zeitaufwand, die erforderliche Kenntnis von Miet- und Wohnungseigentumsrecht, die Fristenüberwachung bei Abrechnungen und Indexanpassungen sowie die Erreichbarkeit im Störungsfall. Bei mehr als einer Handvoll Einheiten überwiegt der Nutzen einer professionellen Verwaltung meist deutlich. Im Wohnungseigentum ist die Bestellung eines Verwalters ohnehin der Regelfall.