Zur ordentlichen Verwaltung zählen Maßnahmen der ordnungsgemäßen Erhaltung und Bewirtschaftung – im Wohnungseigentum etwa Erhaltung der allgemeinen Teile, Rücklage, Versicherung und Bestellung des Verwalters. Darüber beschließt die Gemeinschaft mit einfacher Mehrheit der Anteile. Nützliche Verbesserungen und neue Anlagen unterliegen strengeren Regeln; bestimmte Energieeffizienzmaßnahmen zählen dagegen zur Erhaltung.
Ausführlich erklärt
Die ordentliche Verwaltung umfasst jene Maßnahmen, die zur ordnungsgemäßen Erhaltung und Bewirtschaftung einer Liegenschaft erforderlich sind. Der Begriff grenzt sie von der außerordentlichen Verwaltung ab, für die strengere Beschlusserfordernisse gelten. Im Wohnungseigentum zählen zur ordentlichen Verwaltung insbesondere die Erhaltung der allgemeinen Teile der Liegenschaft, die Bildung und angemessene Dotierung der Rücklage, der Abschluss und die Betreuung üblicher Verträge für Versicherung, Hausbetreuung, Wartung und Energielieferung, die Vorschreibung und Einhebung der Beiträge, die Rechnungslegung, die Bestellung und Abberufung des Verwalters sowie die Aufnahme von Fremdmitteln zur Finanzierung von Erhaltungsarbeiten. Zur Erhaltung gehören dabei nicht nur Reparaturen, sondern auch die Behebung ernster Schäden des Hauses, die Erneuerung von Anlagen und – nach der geltenden Rechtslage – bestimmte Maßnahmen zur Verbesserung der Energieeffizienz, weil sie einer zeitgemäßen Erhaltung zugerechnet werden. Beschlüsse über Maßnahmen der ordentlichen Verwaltung fasst die Eigentümergemeinschaft mit einfacher Mehrheit, wobei nach Miteigentumsanteilen und nicht nach Köpfen abgestimmt wird.
Der Verwalter setzt sie um; für laufende Angelegenheiten der Erhaltung kann er im Rahmen seiner Vollmacht auch ohne gesonderten Beschluss tätig werden – bei ernsten Schäden ist er dazu sogar verpflichtet. Die außerordentliche Verwaltung erfasst dagegen Maßnahmen, die über die ordnungsgemäße Erhaltung hinausgehen: nützliche Verbesserungen, wesentliche Veränderungen der Liegenschaft, die Errichtung neuer Anlagen oder langfristige Bindungen. Für sie gelten strengere Anforderungen; überstimmte Minderheiten können solche Beschlüsse unter bestimmten Voraussetzungen gerichtlich anfechten, insbesondere wenn die Kosten die finanzielle Leistungsfähigkeit übersteigen oder die Maßnahme nicht ausreichend gedeckt ist. Beim schlichten Miteigentum außerhalb des Wohnungseigentums gilt eine vergleichbare Systematik nach dem ABGB: Maßnahmen der ordentlichen Verwaltung werden mit Mehrheit der Anteile beschlossen, wichtige Veränderungen erfordern grundsätzlich Einstimmigkeit, wobei Mehrheit und Minderheit das Gericht anrufen können. Praktisch bedeutsam ist die Abgrenzung, weil sie über das erforderliche Verfahren entscheidet.
Wird eine Maßnahme fälschlich als ordentliche Verwaltung behandelt, kann der Beschluss anfechtbar sein. Bei Zweifeln – etwa bei einer thermischen Sanierung, die Erhaltung und Verbesserung verbindet – empfiehlt sich eine rechtliche Abklärung vor der Beschlussfassung. Für Eigentümer folgt daraus, Versammlungsprotokolle sorgfältig zu lesen. Aus ihnen ergibt sich, welche Maßnahmen beschlossen wurden, mit welchen Mehrheiten und ob Anfechtungsfristen offenstehen. Für Käufer einer Eigentumswohnung sind die Protokolle der letzten Jahre daher eine der aussagekräftigsten Unterlagen überhaupt.
Sie zeigen, welche Maßnahmen anstehen, wie die Gemeinschaft entscheidet und ob Konflikte bestehen – Informationen, die aus dem Grundbuchsauszug nicht hervorgehen. Wird die Einsicht in Protokolle und Abrechnungen verweigert oder verzögert, ist das für sich genommen bereits ein Warnsignal – sowohl über die Verwaltung als auch über den Zustand der Gemeinschaft.