Ein Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand ein Objekt übergeben wird: Zählerstände, Schlüsselanzahl und alle Schäden, Raum für Raum und mit Fotos. Beim Auszug entscheidet der Vergleich, was normale Abnutzung ist und was ersetzt werden muss. Ohne Protokoll wird meist die Kaution zum Streitfall.
Ausführlich erklärt
Das Übergabeprotokoll dokumentiert den Zustand eines Objekts zum Zeitpunkt der Übergabe. Es ist bei Mietverhältnissen wie beim Kauf das wirksamste Mittel, um spätere Auseinandersetzungen zu vermeiden – und der häufigste Grund, warum solche Auseinandersetzungen dennoch entstehen, ist sein Fehlen. Zum Inhalt gehören mehrere Bestandteile. Zunächst die Formalien: Datum, Uhrzeit, Bezeichnung des Objekts, Namen und Unterschriften beider Seiten. Dann die Zählerstände für Strom, Gas, Wasser und Wärme mit Zählernummern – sie sind die Grundlage für die Abrechnung und für die Ummeldung bei den Versorgern.
Weiters die Anzahl der übergebenen Schlüssel, gegliedert nach Türen, sowie Codes für Torantriebe und Alarmanlagen. Kernstück ist die Zustandsbeschreibung. Sinnvoll ist eine Gliederung nach Räumen mit Angaben zu Böden, Wänden, Decken, Fenstern, Türen, Sanitärobjekten, Armaturen, Heizkörpern und Elektroinstallation. Vorhandene Schäden und Gebrauchsspuren sind konkret zu benennen – Ort, Art, Ausmaß. Pauschale Formulierungen wie „Zustand in Ordnung" nützen später wenig.
Unverzichtbar sind Fotos. Sie sollten datiert, ausreichend beleuchtet und so aufgenommen sein, dass die Zuordnung zum Raum erkennbar ist; Detailaufnahmen von Schäden ergänzen die Übersichtsbilder. Eine Beilage zum Protokoll mit Verweis auf die Bildnummern hat sich bewährt. Bei möblierten Objekten kommt eine Inventarliste hinzu, die jeden Gegenstand mit Bezeichnung, Zustand und gegebenenfalls Zeitwert erfasst. Die praktische Bedeutung ist im Mietverhältnis besonders groß.
Bei Rückgabe entscheidet der Vergleich mit dem Einzugsprotokoll darüber, was normale Abnutzung ist – abgenutzte Bodenbeläge, vergilbte Wände und übliche Gebrauchsspuren sind nicht zu ersetzen – und was ein zu vertretender Schaden. Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage, und die Kaution wird zum Streitgegenstand. Beim Kauf erfüllt es eine ähnliche Funktion für die Gewährleistung: Erfasst sind Mängel, die bei Übergabe vorhanden waren. Bei Neubauten und Bauträgerprojekten ist das Protokoll zugleich die Mängelliste mit Behebungsfristen; ein Teil des Kaufpreises bleibt bis zur Behebung einbehalten, was gesetzlich vorgesehen ist. Empfehlenswert ist, das Protokoll gemeinsam vor Ort zu erstellen, ausreichend Zeit einzuplanen und es von beiden Seiten unterschreiben zu lassen.
Jede Partei erhält ein Exemplar samt Fotos. Werden Punkte strittig, ist der abweichende Standpunkt im Protokoll zu vermerken statt es nicht zu unterschreiben – ein nicht unterfertigtes Protokoll verliert seinen Wert für beide Seiten. Ein praktischer Hinweis: Das Protokoll bei Einzug und jenes bei Auszug sollten derselben Gliederung folgen. Erst dann lässt sich der Vergleich Punkt für Punkt führen, und die Frage, was normale Abnutzung und was ein Schaden ist, wird nachvollziehbar beantwortbar. Für Vermieter ist das Protokoll zugleich eine Absicherung: Es dokumentiert, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde, und verhindert, dass bereits vorhandene Schäden später dem Mieter zugerechnet oder von diesem bestritten werden.