Vom Ausschreiben einer Bauleistung bis zur Beauftragung reicht das Vergabeverfahren. Bei privaten Bauvorhaben sind drei bis fünf Angebote je Gewerk auf Basis derselben Unterlagen üblich. Geprüft wird nicht nur die Endsumme, sondern auch, ob einzelne Einheitspreise auffallen. Ein deutlich zu billiges Angebot ist ein Warnsignal, kein Glücksfall.
Ausführlich erklärt
Das Vergabeverfahren umfasst alle Schritte von der Ausschreibung einer Bauleistung bis zur Beauftragung. Für private Bauherren ist es formfrei gestaltbar; öffentliche Auftraggeber unterliegen dem Bundesvergabegesetz mit detaillierten Verfahrensvorschriften. Der übliche Ablauf bei privaten Vorhaben beginnt mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen: Leistungsverzeichnis, Pläne, Baubeschreibung, Vertragsbedingungen einschließlich der geltenden ÖNORMEN sowie Angaben zu Terminen und Zahlungsmodalitäten. Je vollständiger diese Grundlage, desto vergleichbarer die Angebote. Anschließend werden mehrere Unternehmen zur Angebotslegung eingeladen – üblich sind drei bis fünf je Gewerk.
Zu knapp bemessene Fristen führen zu Sicherheitsaufschlägen in der Kalkulation; realistische Fristen sind daher im eigenen Interesse. Die Angebotsprüfung erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst formal: Sind alle Positionen ausgepreist, wurden Texte abgeändert, sind Alternativangebote als solche gekennzeichnet? Dann rechnerisch: Stimmen Positionssummen und Endsumme? Und schließlich inhaltlich: Sind einzelne Einheitspreise auffällig niedrig oder hoch?
Auffällige Preise deuten auf spekulative Kalkulation hin – etwa wenn Positionen mit erwarteten Mengenmehrungen hoch, andere niedrig angesetzt sind. Ein Angebot, das deutlich unter den übrigen liegt, ist kein Glücksfall, sondern ein Anlass zur Prüfung, ob die Leistung vollständig erfasst wurde. Neben dem Preis sind weitere Kriterien zu berücksichtigen: Referenzen vergleichbarer Vorhaben, verfügbare Kapazitäten, Termintreue, wirtschaftliche Stabilität – ein Blick ins Firmenbuch kostet wenig – sowie die Frage, ob Subunternehmer eingesetzt werden und wer diese sind. Vor der Beauftragung ist ein Vergabegespräch üblich, in dem Unklarheiten bereinigt und der Leistungsumfang abgeglichen wird. Das Ergebnis gehört in ein Verhandlungsprotokoll, das Vertragsbestandteil wird.
Der Vertrag sollte Leistungsumfang, Preis und Preisart, Termine samt Konsequenzen bei Überschreitung, Zahlungsplan, Deckungs- und Haftungsrücklass, geltende ÖNORMEN und die Regelung von Nachträgen enthalten. Bei öffentlichen Auftraggebern gelten strengere Regeln: Abhängig vom Auftragswert sind bestimmte Verfahrensarten vorgeschrieben, Bekanntmachungen zu veröffentlichen und Zuschlagskriterien vorab festzulegen. Der Zuschlag ist an das Bestbieter- oder Billigstbieterprinzip gebunden, und unterlegene Bieter haben Rechtsschutzmöglichkeiten. Für Wohnungseigentümergemeinschaften und private Bauherren gelten diese Vorschriften nicht – wohl aber empfiehlt sich Transparenz bei der Vergabe, insbesondere wenn eine Hausverwaltung Aufträge im Namen der Gemeinschaft vergibt. Für Eigentümergemeinschaften hat sich bewährt, ab einer bestimmten Betragsgrenze mehrere Angebote einzuholen und die Vergabe in der Versammlung nachvollziehbar darzustellen.
Das beugt dem Verdacht vor, Aufträge würden bevorzugt an verbundene Unternehmen der Verwaltung vergeben – ein wiederkehrender Konfliktpunkt in Eigentümergemeinschaften. Für private Bauherren empfiehlt sich, die Vergabe durch den Planer oder eine örtliche Bauaufsicht begleiten zu lassen. Deren Kenntnis der marktüblichen Preise ist bei der Angebotsprüfung der wesentliche Vorteil. Zu bedenken ist schließlich, dass der günstigste Preis nicht das einzige Kriterium sein sollte. Ein Unternehmen ohne Kapazität liefert nicht termingerecht, und ein Unternehmen ohne wirtschaftliche Substanz steht im Gewährleistungsfall nicht mehr zur Verfügung.