Die Heizkostenabrechnung verteilt einmal jährlich die Kosten der gemeinsamen Heizung und Warmwasserversorgung auf die Wohnungen und Geschäftsräume: ein Teil nach gemessenem Verbrauch, ein Teil nach beheizbarer Fläche. Der Flächenanteil gleicht aus, dass Wärme zwischen Wohnungen wandert. Daraus ergibt sich Nachzahlung oder Guthaben; Einsicht in die Unterlagen ist möglich.
Ausführlich erklärt
Die Heizkostenabrechnung ist die jährliche Aufteilung der Kosten einer gemeinschaftlichen Wärmeversorgungsanlage auf die einzelnen Nutzungsobjekte. Sie erfolgt getrennt von der Betriebskostenabrechnung und folgt eigenen Regeln, die im Heizkostenabrechnungsgesetz festgelegt sind. Die Grundstruktur ist zweigeteilt. Ein Teil der Kosten wird nach dem individuell gemessenen Verbrauch verrechnet, ein Teil nach der beheizbaren Fläche der jeweiligen Objekte.
Der flächenabhängige Anteil bildet ab, dass Wärme innerhalb eines Gebäudes über Wände und Decken wandert, dass Leitungen Verluste verursachen und dass Lage und Geschoß den Bedarf beeinflussen: Eine Mittelwohnung profitiert von den beheizten Nachbarn, eine Eck- oder Dachgeschoßwohnung nicht. Ohne diesen Ausgleich würden solche Lagen unangemessen belastet. Erfasst wird der Verbrauch über Wärmemengenzähler oder Heizkostenverteiler an den Heizkörpern; für Warmwasser dienen Warmwasserzähler. Die Ablesung erfolgt jährlich, zunehmend fernauslesbar, was Ablesetermine in der Wohnung erspart und unterjährige Verbrauchsinformationen ermöglicht.
Zum Ablauf: Nach Ende der Abrechnungsperiode werden die Gesamtkosten der Anlage – Energiebezug, Betrieb, Wartung, Ablesung, Abrechnung – ermittelt und nach dem gesetzlichen Schlüssel verteilt. Gegenübergestellt werden die geleisteten Teilbeträge; daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Die Abrechnung ist innerhalb der gesetzlichen Frist zu legen und den Nutzern zugänglich zu machen; es besteht ein Recht auf Einsicht in die zugrunde liegenden Unterlagen. Typische Fehlerquellen sind falsch erfasste oder geschätzte Verbrauchswerte, unrichtige Flächenangaben, eine unzutreffende Zuordnung von Zählern, die Verrechnung von Positionen, die nicht zu den Heizkosten gehören – etwa Reparaturen an der Anlage, die Erhaltungsaufwand darstellen –, sowie Unstimmigkeiten bei Nutzerwechsel innerhalb der Periode.
Bei einem Auszug sollte daher stets eine Zwischenablesung erfolgen und dokumentiert werden. Bestehen Zweifel, ist zunächst die Hausverwaltung mit einer konkreten schriftlichen Beanstandung zu befassen. Bleibt das erfolglos, kann in Gemeinden mit eingerichteter Schlichtungsstelle dort ein Überprüfungsverfahren eingeleitet werden, sonst beim Bezirksgericht. Praktisch hilfreich ist der Vergleich mehrerer Jahre.
Auffällige Sprünge haben meist konkrete Ursachen: geänderte Energiepreise, ein kalter Winter, ein defekter Zähler, eine Änderung im Nutzerverhalten oder ein hydraulisches Problem in der Anlage. Für Kaufinteressenten sind die Abrechnungen der letzten drei Jahre zudem die realistischste Auskunft über die tatsächlichen Heizkosten – aussagekräftiger als jede berechnete Kennzahl im Energieausweis. Für Nutzer lohnt es, die eigenen Verbrauchsdaten über mehrere Perioden zu beobachten. Ein deutlicher Anstieg ohne geändertes Verhalten deutet auf ein technisches Problem hin – etwa einen defekten Thermostatkopf, eine falsch eingestellte Regelung oder einen hydraulischen Abgleich, der nicht mehr passt.
Solche Ursachen lassen sich meist mit geringem Aufwand beheben und wirken sich unmittelbar auf die Abrechnung aus. Eine Meldung an die Hausverwaltung ist daher der erste Schritt.