Reparaturen werden nicht erledigt, die Vorausschau ist unklar, und auf Rückfragen kommt wochenlang keine Antwort. Sind mehrere Wohnungseigentümer mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden, liegt ein Wechsel nahe. Der Wunsch nach einer anderen Betreuung allein beendet den laufenden Vertrag aber nicht. Die Eigentümergemeinschaft braucht dafür einen wirksamen Beschluss und muss Kündigungstermin und Kündigungsfrist einhalten. Außerdem sollte sie die Nachfolge so vorbereiten, dass Konten, Schlüssel, Verträge und offene Arbeiten nicht zwischen zwei Verwaltungen hängen bleiben.
Zuerst klären: Pflicht durchsetzen oder Verwaltung wechseln?
Die Hausverwaltung vertritt die Eigentümergemeinschaft nach außen und muss ihre gemeinschaftlichen Interessen wahren. Das Wohnungseigentumsgesetz 2002 (WEG) nennt dafür konkrete Aufgaben, darunter eine Vorausschau, die bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode vorliegen muss, eine ordentliche Abrechnung, die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder und die Auskunft über den Verwaltungsvertrag. Bei größeren Erhaltungs- oder Verbesserungsarbeiten muss die Verwaltung mindestens drei Angebote einholen.
Nicht jede schlechte Erfahrung verlangt sofort einen Wechsel. Fehlt zum Beispiel eine verständliche Auskunft oder ist eine zugesagte Unterlage nicht gekommen, kann die Gemeinschaft der Verwaltung zunächst per Beschluss eine klare Weisung mit Frist erteilen. Bei wiederholten Pflichtverletzungen, verlorenem Vertrauen oder dauerhaft schlechter Betreuung sollte die Gemeinschaft die Kündigung dagegen geordnet vorbereiten. Halten Sie dafür sachlich fest, welche Anfrage offen blieb, welche Frist versäumt wurde und welche Folgen das konkret hatte.
Besonders wichtig ist diese Unterscheidung bei einer außerordentlichen Kündigung. Allgemeine Unzufriedenheit oder ein günstigeres Angebot der Konkurrenz sind nicht automatisch ein wichtiger Grund, den Vertrag sofort zu beenden.
Vertrag und Abrechnungsperiode bestimmen den Zeitplan
Lassen Sie sich vor der Abstimmung den Verwaltungsvertrag mit Entgeltvereinbarung und Leistungsumfang geben. Nach § 20 Abs. 7 WEG muss die Verwaltung jedem Wohnungseigentümer auf Verlangen darüber Auskunft geben. Achten Sie vor allem darauf, ob der Vertrag befristet oder unbefristet ist und welche Abrechnungsperiode gilt.
Einen unbefristeten Verwaltungsvertrag können die Eigentümergemeinschaft und die Verwaltung jeweils mit drei Monaten Frist zum Ende jeder Abrechnungsperiode kündigen. Ist die Abrechnungsperiode das Kalenderjahr, muss eine ordentliche Kündigung durch die Gemeinschaft also rechtzeitig vor dem 31. Dezember zugegangen sein. In der Praxis heißt das in der Regel, dass sie der Verwaltung spätestens Ende September zugehen muss. Bei einer anderen Abrechnungsperiode verschiebt sich der Termin entsprechend.
Ist der Vertrag auf mehr als drei Jahre befristet, kann er nach Ablauf von drei Jahren ebenfalls ohne Angabe von Gründen mit drei Monaten Frist zum Ende der Abrechnungsperiode gekündigt werden. Läuft eine Befristung aus und arbeitet die Verwaltung mit Wissen der Gemeinschaft einfach weiter, kann der Vertrag dadurch stillschweigend auf unbestimmte Zeit verlängert werden. Was einzelne Eigentümer noch in Erinnerung haben, reicht deshalb nicht. Sehen Sie sich Vertrag, Bestellungsbeschluss und allfällige spätere Vereinbarungen gemeinsam an.
Eine neue Hausverwaltung vor dem Beschluss vergleichen
Am Anfang des Wechsels steht am besten ein klares Anforderungsprofil, noch vor der Kündigung. Holen Sie vergleichbare Angebote ein und geben Sie allen Bewerbern dieselben Eckdaten: Zahl der Wohnungseigentumsobjekte, technische Anlagen, Umfang laufender Sanierungen, Höhe der Rücklage, offene Forderungen und gewünschte Leistungen.
Was ein niedriger Pauschalpreis wert ist, sehen Sie erst, wenn klar ist, was er umfasst. Fragen Sie bei jedem Angebot nach:
- Welche Leistungen deckt das laufende Honorar ab und welche werden gesondert verrechnet?
- Wer ist die feste Ansprechperson, und wie ist die Vertretung bei Urlaub oder Krankheit geregelt?
- Wie werden Schadensmeldungen, Notfälle und größere Vergaben bearbeitet?
- Wie erhalten Eigentümer Einblick in Konten, Belege, Abrechnungen und Beschlüsse?
- Welche Fristen gelten für den Beginn, die Vertragsdauer und eine spätere Kündigung?
Vergleichen Sie auch die vorgeschlagene Vollmacht und den Verwaltungsvertrag. Nach außen kann die gesetzliche Vertretungsmacht der Verwaltung nicht beschränkt werden. Interne Beschränkungen wirken deshalb grundsätzlich nicht gegenüber Dritten, können aber Weisungen und Verantwortlichkeiten klar regeln. Bei großen Liegenschaften, laufenden Bauvorhaben oder strittigen Forderungen ist es sinnvoll, den Vertragsentwurf rechtlich prüfen zu lassen.
So kommt ein wirksamer Mehrheitsbeschluss zustande
Die Bestellung einer Verwaltung und die Auflösung des Verwaltungsvertrags gehören zur ordentlichen Verwaltung. Entscheiden muss die Eigentümergemeinschaft per Beschluss. Dass sich eine lose Gruppe besonders aktiver Eigentümer einig ist, genügt nicht. Beschlossen werden kann in einer Eigentümerversammlung oder schriftlich im Umlaufweg. Vorher müssen alle Wohnungseigentümer Gelegenheit gehabt haben, sich zu äußern.
Für die Mehrheit sieht § 24 Abs. 4 WEG zwei Wege vor. Entweder stimmt die Mehrheit aller Miteigentumsanteile zu, oder es gibt eine Mehrheit von zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen, jeweils nach Anteilen gerechnet. Im zweiten Fall muss diese Mehrheit gleichzeitig mindestens ein Drittel aller Miteigentumsanteile ausmachen. Wie viele Wohnungen zustimmen oder wie viele Personen anwesend sind, entscheidet für sich allein also nicht.
Im Beschlussvorschlag sollten Kündigung und Neubestellung getrennt behandelt, zeitlich aber aufeinander abgestimmt sein. Nennen Sie die bisherige Verwaltung, die Art der Kündigung, den Beendigungstermin und die Person, die die Erklärung für die Gemeinschaft übermittelt. Für die neue Verwaltung gehören Name, Vertragsbeginn, Honorar, Laufzeit, die wesentlichen Leistungen und die Vollmacht in die Unterlagen. Außerdem muss der Abstimmungsvorschlag die gesetzlichen Mehrheitsregeln erklären.
Nach der Abstimmung muss der Beschluss im Haus angeschlagen und jedem Wohnungseigentümer schriftlich übersendet werden. Mit dem Anschlag beginnt eine Frist von einem Monat. In dieser Zeit kann jeder Wohnungseigentümer den Beschluss wegen formeller Mängel, Gesetzwidrigkeit oder fehlender Mehrheit bei Gericht anfechten. Fehler bei Einladung, Äußerungsmöglichkeit, Stimmenauszählung oder Bekanntmachung können den Wechsel deshalb deutlich verzögern.
Wenn die bisherige Verwaltung keine Abstimmung organisiert
Setzt die betroffene Verwaltung das Thema nicht selbst auf die Tagesordnung, ist der Wechsel damit nicht blockiert. Mindestens drei Wohnungseigentümer, die zusammen wenigstens ein Viertel der Anteile halten, können schriftlich und unter Angabe eines wichtigen Grundes verlangen, dass eine Eigentümerversammlung einberufen wird. Das WEG erlaubt außerdem ausdrücklich, dass jeder Wohnungseigentümer auch ohne Zutun der Verwaltung auf eine Versammlung hinwirkt.
Um die anderen zu verständigen, etwa für eine schriftliche Abstimmung, können Eigentümer nach § 20 Abs. 8 WEG die Namen und Zustellanschriften der übrigen Wohnungseigentümer verlangen, soweit sie diese für ihre Rechte als Wohnungseigentümer brauchen. Verwendet werden dürfen die Daten nur für solche Verständigungen. E-Mail-Adressen darf die Verwaltung nur weitergeben, wenn die betroffene Person eingewilligt hat.
Ordentliche Kündigung und sofortige Auflösung unterscheiden
Für eine ordentliche Kündigung braucht es keinen besonderen Grund, wohl aber die richtige Frist und den richtigen Termin. Will die Gemeinschaft einfach eine andere Betreuung und lässt sich kein schwerer Pflichtverstoß nachweisen, ist die ordentliche Kündigung meist der rechtlich sicherere Weg.
Aus wichtigen Gründen kann die Eigentümergemeinschaft den Vertrag jederzeit kündigen. Verletzt die Verwaltung ihre Pflichten grob, kann auch ein einzelner Wohnungseigentümer bei Gericht die Auflösung beantragen. Ob ein Vorfall dafür reicht, hängt vom Einzelfall ab, von seiner Schwere und oft auch davon, ob es schon frühere Pflichtverletzungen gab. Heben Sie Schriftverkehr, Abrechnungen, Beschlüsse und Fristsetzungen vollständig auf. Vor einer sofortigen Kündigung sollte sich die Gemeinschaft von einer qualifizierten Stelle wohnrechtlich beraten lassen. Ist die Kündigung unwirksam, kann das zusätzliche Kosten verursachen und Probleme bei der Vertretung schaffen.
Die Übergabe gehört schon in die Wechselplanung
Endet der Verwaltungsvertrag, laufen die Angelegenheiten des Hauses trotzdem weiter. Die neue Verwaltung braucht alle Unterlagen und Zugänge vollständig und geordnet. Vereinbaren Sie deshalb früh eine Übergabeliste und je eine verantwortliche Person auf beiden Seiten.
- Kontostände, Rücklage, offene Forderungen und Verbindlichkeiten
- letzte Abrechnungen, Belege, Vorausschau und Budgetgrundlagen
- Versicherungen, Wartungs- und Dienstleistungsverträge
- laufende Aufträge, Gewährleistungsfälle, Gerichtsverfahren und Fristen
- Schlüssel, Anlagenbücher, Pläne, Energieausweis und technische Dokumentation
- Eigentümerverzeichnis, Beschlusssammlung und Protokolle
Schauen Sie sich die Rücklage und bereits beschlossene Arbeiten besonders genau an. Welche Unterlagen zusammen ein verlässliches Bild ergeben, zeigt der Beitrag Rücklage bei Eigentumswohnungen prüfen. Hat die bisherige Verwaltung wirksam im Namen der Eigentümergemeinschaft Verträge geschlossen, enden diese mit dem Wechsel nicht automatisch. Die Gemeinschaft bleibt daran gebunden, und die neue Verwaltung muss diese Verträge samt Kündigungsfristen weiterführen und prüfen.
Bereinigt werden muss auch das Grundbuch. Wurde der Vertrag nicht vom Gericht aufgelöst, kann die Löschung der bisherigen Verwaltung aufgrund einer Urkunde über die Kündigung oder sonstige Vertragsauflösung beantragt werden. Wird der Vertrag von der Verwaltung selbst aufgelöst, muss ihre Unterschrift darauf öffentlich beglaubigt sein. Welche Form im konkreten Fall nötig ist, regelt § 21 Abs. 4 WEG. Die neue Verwaltung kann ihrerseits im Grundbuch ersichtlich gemacht werden, wenn die gesetzlichen Formvorschriften erfüllt sind.
Ein praktikabler Ablauf für die Eigentümergemeinschaft
- Verwaltungsvertrag, Bestellungsbeschluss und Abrechnungsperiode beschaffen.
- Probleme und gewünschte Leistungen konkret erfassen.
- Vergleichbare Angebote und Vertragsentwürfe für die Nachfolge einholen.
- Beschlussvorschlag mit Kündigung, Neubestellung, Kosten und Terminen ausarbeiten.
- Allen Eigentümern rechtzeitig Gelegenheit zur Äußerung geben und Stimmen nach Anteilen auswerten.
- Beschluss korrekt bekannt machen und die Kündigung nachweisbar zustellen.
- Übergabeprotokoll, Kontenwechsel, Vollmachten und Grundbuchanträge koordinieren.
Planen Sie vom gewünschten Endtermin aus rückwärts. Soll ordentlich zum Jahresende gekündigt werden, müssen Vertrag und Angebote meist schon lange vor dem Sommer geprüft sein. Dann bleibt für Abstimmung, Bekanntmachung und Zustellung genug Zeit. Aus berechtigter Unzufriedenheit wird so ein geordneter Wechsel, den die ganze Eigentümergemeinschaft nachvollziehen kann.
Quellennachweise:
Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS): Wohnungseigentumsgesetz 2002
Arbeiterkammer Wien: Der Verwalter beim Wohnungseigentum
Arbeiterkammer Wien: Wohnen im Eigentum – rechtlicher Alltag beim Leben im Wohnungseigentum
Arbeiterkammer Wien: Beschlussfassung im Wohnungseigentum
Arbeiterkammer Niederösterreich: Ihre Hausverwaltung – wichtig zu wissen
